Ustawa z dnia 29.08.2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków (Dz.U. poz. 1200) przewiduje dwa przypadki, w których jest konieczne sporządzenie świadectwa charakterystyki energetycznej (art. 3 ust. 1):
1. Przypadek budynku lub części budynku:
a) zbywanego na podstawie umowy sprzedaży;
b) zbywanego na podstawie umowy sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu;
c) wynajmowanego.
2. Przypadek, gdy powierzchnia użytkowa budynku zajmowana przez organy wymiaru sprawiedliwości, prokuraturę oraz organy administracji publicznej przekracza 250 m2 i w których dokonywana jest obsługa interesantów.
Ustawa o charakterystyce energetycznej budynków nie przewiduje obowiązku sporządzania świadectwa charakterystyki energetycznej w przypadku oddawania budynku do użytkowania (taki obowiązek był zapisany
w ustawie – Prawo budowlane).
Przekazanie świadectwa przy sprzedaży budynku lub jego części ma na celu przede wszystkim poinformowanie
o zastosowanych rozwiązaniach instalacyjno-konstrukcyjnych w budynku. Informacja ta, w przypadku gdy budynek jest wznoszony przez samego właściciela na własne potrzeby w świetle powyższego jest zbędna. Zatem inwestorzy budujący budynki bez zamiaru ich sprzedaży lub najmu osobie trzeciej nie są objęci obowiązkiem sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej budynku.
Obowiązek sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej nie dotyczy budynku
(art. 3 ust. 4 ww. ustawy):
a) podlegającego ochronie na podstawie przepisów o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami;
b) używanego jako miejsce kultu i do działalności religijnej;
c) przemysłowego oraz gospodarczego niewyposażonego w instalacje zużywające energię, z wyłączeniem instalacji oświetlenia wbudowanego;
d) mieszkalnego, przeznaczonego do użytkowania nie dłużej niż 4 miesiące w roku;
e) wolnostojącego o powierzchni użytkowej poniżej 50 m;
f) gospodarstw rolnych o wskaźniku EP określającym roczne obliczeniowe zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną nie wyższym niż 50 kWh/(m2 rok).
Podmiotami odpowiedzialnymi za zapewnienie sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej dla budynku lub części budynku są (art. 3 ust. 1):
1. Właściciel lub zarządca budynku lub części budynku lub osoba, której przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, lub osoba, której przysługuje spółdzielcze lokatorskie prawo do lokalu mieszkalnego, lub najemca (w przypadku, o którym mowa w art. 11 ust. 3):
a) zbywanego na podstawie umowy sprzedaży,
b) zbywanego na podstawie umowy sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
c) wynajmowanego.
2. Właściciel lub zarządca budynku, którego powierzchnia użytkowa zajmowana przez organy wymiaru sprawiedliwości, prokuraturę oraz organy administracji publicznej przekracza 250 m2 i w których dokonywana jest obsługa interesantów. Kopię świadectwa charakterystyki energetycznej, z wyłączeniem zaleceń zawartych w tym świadectwie, umieszcza się w widocznym miejscu w zajmowanych budynkach (art. 3 ust. 2 i 3).
Wymienione podmioty zlecają sporządzenie tego świadectwa osobom uprawnionym do jego wykonania. Osoby te przekazują osobie lub podmiotowi, który zlecił jego wykonanie, świadectwo charakterystyki energetycznej w formie papierowej, opatrzone numerem nadanym w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków oraz podpisem osoby uprawnionej (art. 5).
Świadectwo charakterystyki energetycznej zawiera (art. 10):
a) dane identyfikacyjne budynku lub części budynku;
b) charakterystykę energetyczną budynku lub części budynku;
c) zalecenia określające zakres i rodzaj robót budowlano-instalacyjnych, które poprawią charakterystykę energetyczną budynku lub części budynku.
Świadectwo zatem, poza danymi identyfikacyjnymi budynku lub części budynku, powinno zawierać charakterystykę energetyczną budynku, a więc zbiór danych i wskaźników energetycznych budynku lub części budynku, określających całkowite zapotrzebowanie na energię niezbędną do ich użytkowania zgodnie z przeznaczeniem. Zapewni to wyczerpującą informację o zużyciu energii przez dany budynek, pozwalającą przewidzieć wysokość ponoszonych
z tego tytułu kosztów. Świadectwo ponadto powinno zawierać zalecenia sformułowane przez osobę, która je sporządza, a celem przedmiotowych zaleceń jest ocena zasadności i możliwości zastosowania określonych środków, mogących poprawić charakterystykę energetyczną budynku lub jego części, w szczególności robót budowlanych.
Zalecenia powinny zawierać także, w miarę możliwości, wstępną prognozę kosztów związanych z poprawą efektywności energetycznej budynku.
Zgodnie z art. 14 ww. ustawy:
a) świadectwo charakterystyki energetycznej jest ważne przez 10 lat od dnia jego sporządzenia;
b) świadectwo charakterystyki energetycznej traci ważność przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1, jeżeli w wyniku przeprowadzonych robót budowlano-instalacyjnych uległa zmianie charakterystyka energetyczna budynku lub części budynku.